Behördengänge online erledigen: Online-Ausweis einrichten und digitale Verwaltung sicher nutzen

Ein Termin im Bürgeramt, Wartemarken, Öffnungszeiten, die nicht zum Arbeitsalltag passen, und am Ende fehlt doch ein Formular: Behördengänge kosten viele Menschen Zeit und Nerven. Dabei lassen sich in Deutschland inzwischen viele Anliegen online erledigen, vom Antrag auf ein Führungszeugnis über die Steuererklärung bis zur Abfrage des Punktestands in Flensburg. Der Schlüssel dafür steckt bei den meisten schon im Portemonnaie: der Personalausweis mit seiner Online-Ausweisfunktion. Viele haben sie nie eingerichtet, weil sie nicht wissen, wie es geht oder ob es sicher ist. Diese Anleitung erklärt, was der Online-Ausweis kann, wie du ihn Schritt für Schritt einrichtest und worauf du achten solltest.

Was kann der Online-Ausweis?

Der Online-Ausweis ist die digitale Funktion des Personalausweises. Im Ausweis steckt ein Chip, auf dem deine persönlichen Daten sicher gespeichert sind. Mit diesem Chip kannst du dich im Internet gegenüber Behörden und manchen Unternehmen eindeutig ausweisen, so wie du am Schalter deinen Ausweis vorzeigst. Dafür hältst du den Ausweis an ein Smartphone oder einen Kartenleser und gibst deine sechsstellige PIN ein.

Die Funktion steckt nicht nur im Personalausweis. Auch der elektronische Aufenthaltstitel für Menschen aus Nicht-EU-Staaten und die eID-Karte für Bürgerinnen und Bürger anderer EU-Staaten haben sie. Seit Juli 2017 ist die Online-Ausweisfunktion bei neu ausgestellten Personalausweisen automatisch eingeschaltet. Bei älteren Ausweisen lässt sie sich im Bürgeramt nachträglich aktivieren.

Was du brauchst

• Personalausweis mit aktivierter Online-Ausweisfunktion: Ob sie eingeschaltet ist, zeigt dir die AusweisApp beim ersten Auslesen an.
• Ein NFC-fähiges Smartphone: Die meisten aktuellen Android-Smartphones und iPhones können den Chip im Ausweis per NFC auslesen. Alternativ funktioniert ein spezieller Kartenleser am Computer.
• Die AusweisApp: Die kostenlose App des Bundes gibt es für Android, iOS, Windows und macOS. Lade sie nur aus den offiziellen App Stores oder von der offiziellen Website herunter.
• Den PIN-Brief: Mit dem Ausweis hast du per Post einen Brief mit einer fünfstelligen Transport-PIN und einer zehnstelligen PUK bekommen.

Einrichtung Schritt für Schritt

Transport-PIN durch eigene PIN ersetzen

Bevor du den Online-Ausweis zum ersten Mal nutzen kannst, musst du die fünfstellige Transport-PIN aus dem PIN-Brief durch eine eigene, sechsstellige PIN ersetzen. So geht es:

1. Installiere die AusweisApp auf deinem Smartphone und öffne sie.
2. Wähle in der App den Punkt zum Ändern der PIN und gib an, dass du eine fünfstellige Transport-PIN hast.
3. Halte den Ausweis flach an die Rückseite des Smartphones. Wo genau der NFC-Bereich liegt, zeigt die App an. Bei vielen iPhones liegt er oben, bei Android-Geräten oft in der Mitte.
4. Gib die fünfstellige Transport-PIN ein.
5. Lege eine eigene sechsstellige PIN fest und bestätige sie.

Wähle eine PIN, die nicht leicht zu erraten ist, also nicht dein Geburtsdatum und keine einfache Zahlenfolge wie 123456. Bewahre den PIN-Brief mit der PUK gut auf, aber nicht zusammen mit dem Ausweis.

Wenn der Ausweis nicht erkannt wird

Das Auslesen per NFC klappt nicht immer beim ersten Versuch. Nimm eine dicke Hülle vom Smartphone ab, lege den Ausweis auf einen Tisch und das Smartphone darauf, und bewege das Gerät langsam, bis die App eine Verbindung meldet. Wichtig ist, den Ausweis während des gesamten Vorgangs ruhig liegen zu lassen. Bei Android muss NFC in den Einstellungen eingeschaltet sein. Die AusweisApp bietet außerdem eine Funktion, um das eigene Gerät vorab zu testen.

So läuft ein Vorgang mit dem Online-Ausweis ab

Ein typischer Ablauf sieht so aus: Du bist auf der Website einer Behörde, zum Beispiel beim Antrag auf ein Führungszeugnis, und wählst „Mit Online-Ausweis anmelden“. Die AusweisApp öffnet sich und zeigt dir an, wer deine Daten lesen möchte und welche Daten das sind, etwa Name, Anschrift und Geburtsdatum. Du prüfst die Angaben, hältst den Ausweis an das Smartphone und gibst deine PIN ein. Danach werden die Daten verschlüsselt übertragen, und du kannst den Antrag weiter ausfüllen.

Praktisch ist auch, dass du am Computer arbeiten und das Smartphone nur als Kartenleser verwenden kannst. Dafür koppelst du die AusweisApp auf dem Computer einmal mit der App auf dem Smartphone. Anschließend fragt der Computer bei jedem Vorgang das Smartphone an, und du hältst dort einfach den Ausweis an.

Diese Behördengänge gehen schon online

Wie viele Leistungen online verfügbar sind, unterscheidet sich je nach Bundesland und Kommune. Einige Beispiele, die bundesweit oder in vielen Regionen möglich sind:

• Führungszeugnis: Beim Bundesamt für Justiz lässt sich ein Führungszeugnis online beantragen und bezahlen.
• Punktestand in Flensburg: Beim Kraftfahrt-Bundesamt kannst du deinen Punktestand im Fahreignungsregister online abfragen.
• Rentenversicherung: Bei der Deutschen Rentenversicherung lassen sich Renteninformationen und viele Anträge online abrufen und stellen.
• Fahrzeugzulassung: Viele Zulassungsstellen ermöglichen das An-, Um- und Abmelden von Fahrzeugen online.
• Umzug: In vielen Kommunen lässt sich der Wohnsitz nach einem Umzug online ummelden.
• Familienleistungen: In zahlreichen Bundesländern können Elterngeld und weitere Leistungen digital beantragt werden.
• BAföG: Anträge auf Ausbildungsförderung lassen sich online stellen.

Ein zentrales Nutzerkonto des Bundes, die BundID, hilft dabei. Darin kannst du dich mit dem Online-Ausweis anmelden, Anträge bei verschiedenen Behörden stellen und Bescheide in einem digitalen Postfach empfangen. Es lohnt sich, auf der Website deiner Stadt oder Gemeinde nachzuschauen, welche Leistungen dort bereits online angeboten werden.

Steuern mit ELSTER

Die Steuererklärung lässt sich über das Portal „Mein ELSTER“ der Finanzverwaltung online abgeben. Für die Anmeldung kannst du ein eigenes ELSTER-Zertifikat verwenden oder dich mit dem Online-Ausweis registrieren. Der Weg über den Online-Ausweis geht schneller, weil du nicht auf einen Aktivierungsbrief per Post warten musst. In ELSTER kannst du außerdem viele Daten abrufen, die Arbeitgeber, Krankenkassen und andere Stellen bereits an das Finanzamt übermittelt haben.

Gesundheit: elektronische Patientenakte

Auch im Gesundheitswesen spielt die digitale Identität eine Rolle. Seit 2025 haben gesetzlich Versicherte grundsätzlich eine elektronische Patientenakte, sofern sie nicht widersprochen haben. Wer sie selbst in der App seiner Krankenkasse einsehen möchte, meldet sich dort mit einer digitalen Identität an, der sogenannten GesundheitsID. Für die Einrichtung kann neben der Gesundheitskarte mit PIN auch der Online-Ausweis genutzt werden.

Wie sicher ist der Online-Ausweis?

Der Online-Ausweis gilt als sehr sicheres Verfahren. Mehrere Schutzmechanismen greifen ineinander:

• Zwei Faktoren: Du brauchst den Ausweis selbst und die PIN. Wer nur eines davon hat, kann nichts damit anfangen.
• Geprüfte Anbieter: Nur Behörden und Unternehmen mit einer staatlichen Berechtigung dürfen Daten aus dem Ausweis abfragen, und nur die Daten, die sie für ihren Zweck wirklich brauchen.
• Volle Transparenz: Vor jedem Auslesen zeigt dir die AusweisApp an, wer welche Daten anfragt. Du entscheidest, ob du zustimmst.
• Verschlüsselte Übertragung: Die Daten werden verschlüsselt direkt vom Chip zum berechtigten Anbieter übertragen.

Wie bei jedem Verfahren solltest du trotzdem aufmerksam bleiben. Gib deine PIN niemals an andere Personen weiter, auch nicht an angebliche Behördenmitarbeiter am Telefon. Lade die AusweisApp nur aus offiziellen Quellen, und prüfe bei jedem Vorgang, ob der angezeigte Anbieter zu dem passt, was du gerade tun möchtest. Ist dein Ausweis verloren gegangen oder gestohlen, kannst du die Online-Ausweisfunktion über die Sperrhotline 116 116 sperren lassen. Den Verlust des Ausweises selbst musst du zusätzlich deinem Bürgeramt melden.

PIN vergessen oder gesperrt?

Wer die PIN zweimal falsch eingibt, muss vor dem dritten Versuch zusätzlich die Zugangsnummer eingeben, die sogenannte CAN. Sie steht als sechsstellige Zahl auf der Vorderseite des Ausweises. Ist auch der dritte Versuch falsch, wird die PIN gesperrt. Dann hilft die zehnstellige PUK aus dem PIN-Brief, um die Sperre aufzuheben. Danach hast du wieder drei Versuche.

Hast du die PIN ganz vergessen oder den PIN-Brief nicht mehr, kannst du im Bürgeramt eine neue PIN setzen lassen. Bring dafür deinen Ausweis mit. Einige Kommunen bieten diesen Service auch an speziellen Selbstbedienungsterminals an.

Ausblick: die digitale Brieftasche

Die Europäische Union verpflichtet ihre Mitgliedstaaten, ihren Bürgerinnen und Bürgern eine digitale Brieftasche anzubieten, die sogenannte EUDI-Wallet. Darin sollen künftig nicht nur Ausweisdaten, sondern zum Beispiel auch der Führerschein, Zeugnisse oder Bescheinigungen sicher auf dem Smartphone gespeichert werden. Deutschland arbeitet an einer eigenen Umsetzung. Die bisherige Online-Ausweisfunktion bildet dabei eine wichtige Grundlage. Wer sie heute schon nutzt, ist für die nächsten Schritte der digitalen Verwaltung gut vorbereitet.

Häufige Fragen

Kostet die Online-Ausweisfunktion etwas? Die Nutzung und die AusweisApp sind kostenlos. Für einzelne Behördenleistungen wie ein Führungszeugnis fallen die üblichen Gebühren an, die du dann online bezahlst.

Funktioniert der Online-Ausweis mit jedem Smartphone? Das Smartphone braucht NFC, das bei den meisten aktuellen Geräten vorhanden ist. Die AusweisApp zeigt dir, ob dein Gerät geeignet ist. Ohne passendes Smartphone kannst du einen zertifizierten Kartenleser am Computer nutzen.

Kann jemand mit meinem Ausweis online etwas beantragen, wenn ich ihn verliere? Ohne deine PIN nicht. Trotzdem solltest du bei Verlust die Online-Ausweisfunktion über die Sperrhotline sperren lassen und den Verlust beim Bürgeramt melden.

Kann ich den Online-Ausweis auch für private Unternehmen nutzen? Ja, einige Banken, Versicherungen und Mobilfunkanbieter akzeptieren ihn zum Beispiel bei der Kontoeröffnung oder beim Vertragsabschluss. Auch dort siehst du vorher, welche Daten abgefragt werden.

Was ist der Unterschied zwischen PIN, CAN und PUK? Die PIN gibst du bei jeder Nutzung ein. Die CAN auf der Vorderseite des Ausweises brauchst du nach zwei falschen PIN-Eingaben. Die PUK aus dem PIN-Brief hebt eine gesperrte PIN wieder auf.

Fazit

Mit dem Online-Ausweis lassen sich heute schon viele Behördengänge bequem von zu Hause erledigen, oft schneller als mit Termin und Wartemarke. Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten: AusweisApp installieren, Transport-PIN durch eine eigene sechsstellige PIN ersetzen, fertig. Das Verfahren ist sicher, weil Ausweis und PIN zusammen nötig sind und du vor jedem Auslesen siehst, wer welche Daten bekommt. Bewahre den PIN-Brief sicher auf, gib deine PIN niemandem weiter und schau auf der Website deiner Kommune nach, welche Leistungen bereits online verfügbar sind. So wird aus dem nächsten Behördengang vielleicht nur noch ein Klick.